通常一場會議活動過程中很多需要注意的細節，都會決定會議是否能夠圓滿完成的重要環節。作為一家專業的會議執行公司或是會議主辦方都希望在前期的準備工作中不出差錯，這也是會議活動執行中必不可少的籌備細節。

        現對會議活動中設備物品的準備下面從兩個方面來討論：

　 　一、備用設備的準備
　　準備與檢查備用設備和物品，前期的準備工作做到有備無患。準備足夠數量的備用品，無論是大型設備，還是會議常用物品。以防設備在使用期間出現問題，在準備和設置備用設備的時候，備用的設備必須與對會場中的設備是一樣的。從數量上來說一般一件設備必須確保能有一件備用品，而對于同聲傳譯耳機這種會議期間需求量大的物品，應盡量多做準備，一般按照1：1.2的數量準備，即提供的耳機總數應是預計會議期間所有數量的1.2 倍，從質量上來說，小到鉛筆和紙張，大到燈光和音響，必須保證其運行狀態良好，且處于待命狀態，能隨時投入使用，不能因小事對整體活動造成不好的印象。

　 　二、制定應急方案
　 　應當預先制訂出應急措施，對設備和物品的檢查不應當僅僅局限在設備本身和備用物品的預先檢查環節，即在設備出現問題或者物品短缺時，如何在不影響會議進行的情況下更換設備和補充物品，這樣的方案應提前制訂好，就能有效減少出現意外狀況進行的處理時間，并與會議進度巧妙的結合，從而淡化不必要的負面影響，當然能實現不留痕跡的對接就最好不過，例如在燈光出現問題時，可以先與會議主持人進行溝通，委托主持人適度延長發言時間，在此期間更換燈光設備，以免影響嘉賓的出場。